Waaraan moet een vergaderruimte voldoen?

Er is niet altijd een goede vergaderruimte in Breda te vinden bij een bedrijf. De kantine wordt dan gebruikt, maar of die zo geschikt is?

Technologie moet werken

De laatste vergadering betekende een tafel vol snoeren en draden, met mobieltjes en smartphones samen met niet verder identificeerbare apparatuur. Een paar speakers midden op de tafel, zodat de mensen aan het hoofdeinde niet te verstaan waren, en die vlakbij zaten klonken als reuzen met een hete aardappel in hun mond.

De eeuwenoude projector deed het niet, dus de technische dienst gebeld. Toen het allemaal weer werkte bleken de dia’s niet te passen.

En zelfs met de meest moderne apparatuur is een video conferentie niet altijd de aangewezen manier van vergaderen.

De meeste moderne werknemers verwachten dat technologie gewoon werkt en het leven makkelijker maakt, niet moeilijker.

De voorwaarden voor een productieve vergadering.

Of je het een vergaderruimte noemt, vergaderzaal of directiekamer, de technologie in die ruimte moet voldoen aan een aantal voorwaarden.

  1. Kwaliteits audio. Dat klinkt eenvoudig maar de meeste vergaderruimtes bij bedrijven hebben problemen met de audio installatie. Een goede vergaderruimte geeft alle deelnemers makkelijk toegang to alle deelnemer. In de ruimte zelf, maar ook daarbuiten in het gebouw, op de weg of thuis.
  1. Goede weergave van alle content. Beelden worden weergegeven op beeldschermen, klein of groot, privé of algemeen. Het moet geen ingewikkelde zaak worden toegang te krijgen tot beelden, documenten en zelfs gesprekken of toespraken op afstand. Met een klik van het beeldscherm naar de smartphone en weer terug wordt gevraagd.
  1. Video conferentie faciliteiten. Het is tegenwoordig een gewoon onderdeel van vergaderingen, verbindingen in beeld en geluid van en met personen die niet aanwezig zijn bij de vergadering zelf. De beeldkwaliteit is belangrijk omdat ook gezichtsuitdrukkingen en lichaamstaal een deel zijn van een gesprek.

Bereikbaar, bedienbaar en inzetbaar

Het belangrijkste is dat technologie bereikbaar moet zijn, makkelijk te bedienen en overal inzetbaar. Beeld en geluid in de vergadering moet makkelijk te zien zijn op andere apparatuur zoals telefoon, PC, laptop of tablet. Makkelijk toegang, dat wil zeggen niet iedere dag een ander app te moeten downloaden op al je apparatuur, of andere apparaten te moeten kopen.

Daarmee wordt een vergadering bij Wolfslaar niet alleen plezieriger maar ook productiever. Informatie wordt direct bereikbaar voor meer mensen, ook verder van de hiërarchische top van een bedrijf. Een moderne vergaderruimte moet ook evolueren om de laatste technologie te kunnen blijven gebruiken. Maar daar is ook betrokkenheid voor nodig en goede samenwerking tussen mensen onderling, van hoog tot laag.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *